Logo Veos Group

PRIVACY POLICY VEPRO

  • Privacyverklaring opgemaakt door: VEPRO
  • Datum goedkeuring: 23/12/2019
  • Datum inwerkingstreding: 23/12/2019
  • Datum volgende herziening: 23/12/2020

1. INTRODUCTIE
VEPRO hecht veel waarde aan uw privacy en de veilige verwerking van uw persoonsgegevens. Door middel van deze privacyverklaring wil VEPRO inzicht bieden in de wijze waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt.
Deze privacyverklaring werd opgesteld conform de General Data Protection Regulation (GDPR) van 27 april 2016.
Indien bepaalde wijzigingen zouden worden aangebracht aan de geldende privacywetgeving, dan zal VEPRO deze privacyverklaring zonodig aanpassen.
Bij essentiële wijzigingen van deze privacyverklaring worden de personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt op de hoogte gesteld. Additionele wijzigingen worden niet ter kennis gebracht aan de personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt.
In ieder geval is deze privacyverklaring steeds consulteerbaar op onze website http://vepro.be/

2. CONTACTINFO
VEPRO draagt de verantwoordelijkheid over de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft of contact met ons wenst op te nemen, dan kan dit via onderstaande contactgegevens:

  • Via e-mail: info@veos.be
  • Via telefoon: +32(0)51 61 33 01
  • Per post: Akkerstraat 4A, 8750 Zwevezele

3. DRAAGWIJDTE VAN DE PRIVACYVERKLARING
Naar deze privacyverklaring wordt verwezen in de algemene voorwaarden die worden toegevoegd bij de overeenkomsten tussen VEPRO en haar klanten. De privacyverklaring is van toepassing gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst.
Ten aanzien van werknemers van VEPRO wordt een privacyverklaring toegevoegd als bijlage bij het arbeidsreglement. De privacyverklaring is van toepassing tijdens de gehele looptijd van de arbeidsovereenkomst.
Ten aanzien van overige derden (prospecten, sollicitanten, …) waarvan persoonsgegevens worden verwerkt, wordt deze privacyverklaring waar mogelijk schriftelijk ter kennis gebracht, minstens is deze steeds consulteerbaar op onze website.
De bepalingen van deze privacyverklaring hebben steeds voorrang in geval van tegenstrijdige bepalingen in de door VEPRO afgesloten overeenkomsten.
Gebeurlijke afwijkingen van deze privacyverklaring kunnen enkel plaatsvinden mits beide partijen hieromtrent hun schriftelijk akkoord hebben verleend.

4. BELEID BETREFFENDE PERSOONSGEGEVENS
4.1 Garanties
VEPRO garandeert dat uw persoonsgegevens op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze worden verwerkt voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Bovendien wordt de verwerking beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt.
VEPRO zorgt ervoor dat de persoonsgegevens juist zijn en zonodig worden geactualiseerd.

4.2 Register van de verwerkingsactiviteiten
Als verwerkingsverantwoordelijke en in voorkomend geval als verwerker, stelt VEPRO een intern register van verwerkingsactiviteiten op. Dit register bevat alle verplichte informatie zoals voorzien in de GDPR.

4.3 Technische en organisatorische maatregelen
In het kader van een veilige verwerking van persoonsgegevens, neemt VEPRO alle passende technische en organisatorische maatregelen die leiden tot een veilige verwerking van uw persoonsgegevens.
De volgende technische beveiligingsmaatregelen worden genomen:

  • Een up-to-date virusscan is voorzien op alle toestellen in eigendom van VEPRO;
  • Een unieke inlogcode en paswoord is voorzien voor alle gebruikers binnen VEPRO;
  • Er worden geen onbeveiligde externe harde schijven gebruikt;
  • Er worden geen data op privé-laptops opgeslagen;
  • Er is fysieke toegangsbeveiliging (via alarm, biometrie, sleutels) tot alle gebouwen, lokalen en kasten waar persoonsgegevens eventueel bewaard worden;
  • Alle back-ups komen in hetzelfde beveiligde deel van de gebouwen te staan;
  • Alle digitale gegevens worden opgeslagen in centraal beveiligde cloud omgevingen  dewelke GDPR-conform zijn.

De volgende organisatorische maatregelen worden genomen:

  • Er is een informatie- en privacybeleid in voege ten aanzien van de medewerkers van VEPRO (met regelmatige updates);
  • De medewerkers van VEPRO krijgen een awareness training;
  • Binnen VEPRO geldt er een clean desk policy;
  • Onbemande laptops worden niet achtergelaten zonder dat ze in een veilige modus gaan;
  • Oude documenten worden vernietigd met een papierversnipperaar;
  • Er wordt geen gebruik gemaakt van USB-sticks om persoonsgegevens op te slaan;
  • Er zijn vertrouwelijkheidsclausules vastgelegd in overeenkomsten met medewerkers die eventueel persoonsgegevens verwerken.

4.4 Toegang tot persoonsgegevens
Binnen onze onderneming zijn de persoonsgegevens alleen toegankelijk voor de verantwoordelijke medewerkers die daar in functie van hun taken en gelet op het doeleinde van de verwerking toegang toe moeten hebben. Deze werknemers zijn contractueel gebonden door een vertrouwelijkheidsbeding.

5. RECHTEN VAN DE BETROKKENEN
De geldende privacywetgeving voorziet in een aantal rechten voor de personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt:

  1. Recht van inzage in de verwerkte persoonsgegevens;
  2. Recht op rectificatie van onjuiste persoonsgegevens;
  3. Recht op vergetelheid/gegevenswissing;
  4. Recht op beperking van de verwerking van persoonsgegevens;
  5. Recht op overdraagbaarheid van de persoonsgegevens;
  6. Recht van bezwaar tegen de verwerking van persoonsgegevens;
  7. Recht om zich tegen tegen profilering en automatische verwerking te verzetten;
  8. Recht om zich op elk moment uit te schrijven op direct marketing.

Indien u gebruik wenst te maken van bovenvermelde rechten, kan u daartoe contact opnemen met VEPRO (zie gegevens onder “Contactinfo”).
De betrokkene legt bij zijn verzoek steeds (een kopie van) een geldig identiteitsbewijs voor. VEPRO kan om bijkomende informatie verzoeken om de identiteit van de verzoeker na te gaan.
VEPRO stelt binnen een maand na ontvangst van het verzoek de betrokkene in kennis van het gevolg dat aan het verzoek is gegeven. Deze termijn kan nog eens met twee maanden worden verlengd afhankelijk van de complexiteit en het aantal verzoeken. VEPRO stelt de betrokkene binnen een maand na ontvangst van het verzoek in kennis van een mogelijke verlenging van de termijn.
Wanneer de betrokkene zijn verzoek elektronisch indient, wordt de informatie indien mogelijk op elektronische wijze verstrekt, tenzij de betrokkene anders verzoekt.
Het verstrekken van de informatie geschiedt kosteloos en kan niet worden geweigerd door VEPRO, tenzij de verzoeken van de betrokkene kennelijk ongegrond of buitensporig zijn.

6. VERWERKING PERSOONSGEGEVENS
6.1 Wijzen van verzamelen
VEPRO verzamelt persoonsgegevens op de volgende wijzen:

  • Via contactopname per e-mail, per telefoon en per post;
  • Via (online) contact- of inschrijvingsformulieren;
  • Via het consulteren van sociale media profielen;
  • Via het installeren van cookies bij het bezoeken van onze website;
  • Via het verzamelen van visitekaartjes;
  • Via het uitvoeren van audits;
  • Via de toegang tot de systemen van de klant, onder meer voor het uitvoeren van onderhoud en interventies;
  • Via het geven van demonstraties.

6.2 Doeleinden en rechtsgronden
VEPRO verwerkt uw persoonsgegevens ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Het opstellen van contracten met klanten (uitvoering contract);
  • Het opmaken van offertes (gerechtvaardigd belang);
  • Het opmaken van facturen (uitvoering contract);
  • Het opvolgen van betalingen (uitvoering contract);
  • Onderhoud en nazicht van de systemen van de klant (uitvoering contract);
  • Aanbieden van producten, diensten en oplossingen (uitvoering contract);
  • Polsen naar de tevredenheid van klanten (gerechtvaardigd belang);
  • Bepalen van surfgedrag om website te optimaliseren met nuttige informatie (gerechtvaardigd belang);
  • Aankoop van producten en diensten bij leveranciers ten behoeve van de klant (uitvoering contract);
  • Aankoop van producten en diensten bij leveranciers (gerechtvaardigd belang);
  • Verzamelen van prospecten (toestemming);
  • Verstrekken van informatie (toestemming);
  • Diensten kenbaar maken via sociale media (gerechtvaardigd belang);
  • Bekendmaking van nieuwe producten en diensten die nuttig zijn voor reeds bestaande klanten (gerechtvaardigd belang);
  • Bekendmaking van producten en diensten die nuttig kunnen zijn voor niet-bestaande klanten (toestemming of gerechtvaardigd belang);
  • Demonstreren en uittesten van producten en diensten (gerechtvaardigd belang);

We verwerken de verstrekte persoonsgegevens enkel voor de doeleinden waarvoor we de persoonsgegevens hebben verkregen.
VEPRO kan verstrekte persoonsgegevens verwerken voor nieuwe doeleinden die nog niet voorzien zijn in ons huidig privacybeleid. Indien dit het geval is, contacteren wij u alvorens de gegevens aan te wenden met het oog op deze nieuwe doeleinden. Wij stellen u op de hoogte van de wijzigingen en wij bieden u desgevallend de kans uw toestemming te geven.
Indien u toestemming verleent voor het verwerken van bepaalde persoonsgegevens, dan gebeurd deze toestemming vrij en kan deze toestemming op elk moment worden ingetrokken.

6.3 Categorieën van persoonsgegevens
Ten behoeve van de bovenstaande doeleinden verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

  • Elektronische identificatiegegevens;
  • Elektronische lokalisatiegegevens;
  • Persoonlijke identificatiegegevens;
  • Persoonsgegevens op sociale media;
  • Contactgegevens;
  • Paswoorden;
  • Persoonlijke gegevens op systeem van de klant;
  • Persoonlijke gegevens meegedeeld tijdens demo’s;
  • Financiële gegevens.

6.4 Externe verwerkers of ontvangers
De externe verwerkers of ontvangers van persoonsgegevens worden beperkt tot diegenen die gelet op het doeleinde van de verwerking de persoonsgegevens kunnen verwerken.
Aan deze externe verwerkers of ontvangers worden dezelfde waarborgen opgelegd als diegene die uit deze privacyverklaring voortvloeien. VEPRO verbindt de externe verwerkers en ontvangers  hier contractueel toe.

6.5 Bewaartermijn
VEPRO bewaart de persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doeleinde waarvoor ze zijn verwerkt dan wel op grond van de wet is vereist.
In ieder geval worden ten aanzien van klanten de gegevens nooit langer bewaard dan 3 maanden na het aflopen van de overeenkomst, tenzij een wettelijke bepaling een langere bewaringstermijn voorziet of een langere bewaringstermijn aangewezen is in het licht van eventuele controles, betwistingen en rechtsvorderingen.
Ten aanzien van niet klanten worden de gegevens nooit langer bewaard dan 5 jaar na het laatste contact met VEPRO.

7. DATALEKKEN
Indien VEPRO kennis neemt van een inbreuk in verband met persoonsgegevens en deze inbreuk een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, wordt de Gegevensbeschermingsautoriteit zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen de 72 uur op de hoogte gebracht.
Indien de inbreuk waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen, stelt VEPRO de betrokkene(n) onverwijld in kennis, behoudens de wettelijke uitzonderingen.

  1. COOKIE POLICY

8.1 Onze website maakt gebruik van “cookies”. Deze cookie policy heeft als doel u informatie te verschaffen omtrent de verschillende types cookies, welke cookies wij gebruiken en welke cookies derde partijen gebruiken en hoe u cookies kan beheren en blokkeren.

Wat zijn cookies?

8.2 Cookies zijn kleine stukjes data, waarvan de website aan de browser vraagt om die op te slaan op uw computer, laptop of mobile toestel wanneer u de website of bepaalde pagina’s bezoekt. De cookie laat de website toe om uw handelingen of voorkeuren te onthouden en toe te passen bij navolgende bezoeken. Cookies bevatten meestal de naam van de website waarvan de cookie afkomstig is, hoelang de cookie wordt opgeslagen, en een uniek nummer dat willekeurig gegenereerd wordt.

8.3 Cookies kunnen worden onderverdeeld in verschillende categorieën:
(a) Permanente cookies vs. sessie cookies: permanente cookies blijven op uw computer, laptop of mobiel toestel opgeslagen en helpen ons u te identificeren. Sessie cookies daarentegen worden op het einde van elke sessie verwijderd.
(b) Eigen cookies v. derde partijen cookies: eigen cookies zijn cookies die door onze website zelf gegeneerd worden. Derde partijen cookies zijn cookies die gecreëerd en opgeslagen worden door onze (sociale media) partners.
(c) Onderscheid naar functionaliteit:
(i) Noodzakelijke cookies: deze cookies zijn vereist voor de goede werking van onze website;
(ii) Analytische cookies of werkingscookies: deze cookies laten ons toe om het webverkeer te analyseren, om het aantal users van de website te analyseren en om te analyseren hoe gebruikers doorheen onze website navigeren;
(iii) Functionele cookies: deze cookies herinneren de keuzes die u maakt op de website, bv: uw taalvoorkeur, en leiden tot een verbetering van uw user-experience;
(iv) Targeting cookies: deze cookies tonen de pagina’s die u bezocht heeft en de links die u gevolgd heeft, en worden gebruikt om, bv: advertenties, relevanter te maken. Deze cookies worden niet door onze website gebruikt.

8.4 Cookies zullen niet altijd persoonsgegevens bevatten, maar het kan wel zijn dat dergelijke cookies informatie bevatten waardoor u identificeerbaar bent. Onze privacy policy is dan ook van toepassing in die mate dat een cookie kan beschouwd worden als een persoonsgegeven.

Cookies die wij gebruiken:

8.5.1 Wij gebruiken de eigen cookies om unieke gebruikers te onderscheiden en identificeren en om de aanvraagsnelheid te beperken. Deze cookies vindt u terug op elke pagina en wordt gebruikt om bezoeker en sessie informatie te analyseren.

8.5.2 Onze website maakt gebruik van een aantal sociale media & analytics plugins. Het kan zijn dat deze derde partijen gebruik maken van cookies. Wij maken gebruik van de volgende sociale mediakanalen: Facebook & LinkedIn. Wij verwijzen naar het cookie-beleid van dergelijke derde partijen:
(a) Facebook;
(b) LinkedIn;

(c) Google Analytics;

Beheren en blokkeren van cookies

8.6 U kan te allen tijde cookies blokkeren of het gebruik van cookies beheren door gebruik te maken van de settings in uw browsers. Het blokkeren van cookies kan er wel toe leiden dat uw user-experience wordt aangetast doordat u uw voorkeuren elke keer zal moeten aangeven.

Voor meer informatie met betrekking tot het beheren of blokkeren van cookies, verwijzen wij naar de ter beschikking gestelde pagina’s van de verschillende webbrowsers:
(a) Chrome;
(b) Safari;
(c) Internet Explorer;
(d) Firefox;
(e) Opera;
(f) Edge;
(g) of bezoek, AboutCookies.

 

9. KLACHTEN
Indien u meent dat het verwerking en/of beveiliging van persoonsgegevens door VEPRO niet in overeenstemming is met deze privacyverklaring of geldende wetgeving, dan kan u te allen tijde contact opnemen met VEPRO (zie gegevens onder “Contactinfo”).
U kan zich ook steeds rechtstreeks wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit indien u klachten heeft omtrent de verwerking van uw persoonsgegevens binnen onze onderneming:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 BRUSSEL

Telefoon +32 22 74 48 00
Fax +32 22 74 48 35
E-mail contact@apd-gba.be
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

10. OVERIGE
In geval van nietigheid van een van de bepalingen van deze privacyverklaring, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht.

Op deze privacyverklaring is het Belgisch recht van toepassing. Geschillen die verband houden met deze privacyverklaring worden uitsluitend voorgelegd aan de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement West-Vlaanderen, Afdeling Brugge.

en_USEnglish
jaJapanese en_USEnglish